Koppel Futy aan Calendly om de Video Call module te activeren

In deze video leer je hoe je Calendly (gratis) kan koppelen aan de Futy Leadbot, zodat bezoekers een video call kunnen inplannen via je website:

Ga naar www.calendly.com en maak een account aan. In de gratis versie van Calendly is het mogelijk om 1 agenda te koppelen. Dit zou in principe voldoende moeten zijn om Calendly goed in te kunnen zetten in de Futy Leadbot.

Om verder te kunnen gaan dien je eerst je e-mailadres te verifiëren. Via de link in de e-mail word je doorgestuurd naar het account.

Mijn advies zou zijn om je bedrijfsnaam te gebruiken.

Door je agenda te koppelen worden de afspraken automatisch aan je agenda toegevoegd. Ook ziet Calendly wanneer je andere afspraken in je agenda hebt staan. Hierdoor kunnen er alleen maar afspraken worden ingepland, op het moment dat jij beschikbaar bent. In de volgende stap kan je jouw beschikbaarheid voor afspraken verder instellen. Je kan onderin ook verder gaan zonder een kalender te koppelen.

Geef aan wanneer bezoekers een afspraak mogen inplannen in jouw agenda. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen dat elke dag tussen 14.00 uur en 18.00 uur je 'sales blokken' zijn. Hierin kan je bezoekers de mogelijkheid bieden om een geschikt moment te kiezen. Wanneer er al een andere afspraak in je agenda staat, is dat moment automatisch niet meer beschikbaar. Dit werkt ideaal! Dit kan je evt. ook later instellen per afspraak.

Standaard worden de mogelijkheden weergegeven van 15, 30 of 60 minuten. Je kan een van deze tijden gebruiken. Of rechts kan je via 'new even type' een nieuwe afspraak mogelijkheid aanmaken.

Laten we voor het gemak even de afspraak van 30 minuten pakken. Wanneer je op het tandwieltje klikt, krijg je de mogelijkheid om de afspraak te bewerken (edit).

Let op dat je voor de afspraak de juiste taal selecteert. Calendly biedt de mogelijkheid om de afspraak in het Nederlands te zetten. Dit is wel zo handig, hierdoor krijgt je bezoeker een Nederlandse afspraakbevestiging.

10. Wijzig de naam en de locatie van de afspraak

Klik op 'What event is this?' Hier kan je de naam van de afspraak wijzigen, naar bijvoorbeeld '30-minuten kennismaking'. Voor de locatie heb je verschillende mogelijkheden:

• In-person meeting: dit is voor fysieke afspraak, hier kan je evt. het adres invoeren. 
• Phone call: hier kan je een telefoonnummer invoeren waarop gebeld kan worden.
• Google Meet: dit is voor een videocall, hierbij wordt automatisch een Google Meet videolink gegenereerd voor tijdens de afspraak. 
• Zoom: dit is voor een videocall, hierbij wordt automatisch een Zoom videolink gegenereerd voor tijdens de afspraak. 
• Microsoft Teams: dit is voor een videocall, hierbij wordt automatisch een Microsoft Teams videolink gegenereerd voor tijdens de afspraak.

Zet in de beschrijving extra informatie neer wat handig is voor de afspraak. Bijvoorbeeld een link, een taak of een korte omschrijving van de inhoud van de afspraak. 

Voeg onderaan het laatste stukje voor jouw Calendly url toe, voor deze afspraak.

Controleer of je beschikbaarheid goed staat. Stel de duur van de afspraak in. En reserveer eventueel wat extra tijd in je agenda, voor of na de afspraak.

Bekijk de communicatie omtrent de afspraakbevestiging. Indien gewenst kan je de teksten wijzigen naar je eigen tone of voice. Het bovenste blok gaat over het onderwerp van e-mail. Het onderste blok gaat over de inhoud van de bevestigings e-mail.

Wanneer je bezoeker de afspraak heeft ingepland, kan je ervoor kiezen naar welke pagina je de bezoeker wilt sturen. Dit kan een bedankt pagina van Calendly zijn. Maar dit kan ook een bedankt pagina van je eigen website zijn (dit kan handig zijn voor het doormeten van de conversies). Ook kan je de bezoeker doorsturen naar een pagina met meer informatie over je bedrijf o.i.d. Mijn advies zou zijn om de bezoeker terug te sturen naar je eigen website.

Klik op 'view live page' om je persoonlijke afspraak pagina te bekijken.

Je hebt nu een eigen afspraak pagina in Calendly gebruikt. Op deze pagina kunnen jouw website bezoekers dus een afspraak of videocall inplannen. Deze kan je in een doorlink knop van de Futy Leadbot verwerken.

Log in op app.futy.io. Ga naar de Leadbots pagina en klik op de Leadbot om naar de builder te gaan.

Scroll naar beneden. Zet het schuifje van de video call / doorlink button aan. Pas de naam van de knop aan in het kopje 'label'. Bijvoorbeeld 'Plan videocall'. (zet evt. een andere knop uit). En druk op opslaan.

Druk op 'plan videocall' om de volgende stap in de flow te kunnen bewerken.

Wijzig de tekst om nog wat extra informatie te geven. Wijzig de button tekst die zichtbaar is in de knop. Plak de afspraak link van Calendly in het link vakje. Dit waren de laatste wijzigingen. Klik op opslaan en vervolgens nog een keer op opslaan. De wijzigingen zijn nu doorgevoerd, Calendly is gekoppeld aan de Leadbot!

Wil je de cookie bar verwijderen uit de Calendly pop-up? Voeg dan dit toe aan het einde van je Calendly url: ?hide_gdpr_banner=1

Je Calendly link komt er dan dus zo uit te zien: https://calendly.com/futy/demo?hide_gdpr_banner=1